Jak Autentika tvořila mezinárodní summit pro 250 expertů z celé Evropy

Mezinárodní konference. Dvoudenní program. Více než 250 hostů z celé Evropy. Odborné téma, vysoká očekávání a důraz na každý detail. 

Tak začala naše spolupráce na projektu  HIAH – Housing Investment Advisory Hub. 

Platformě, která propojuje experty z oblasti investic, bydlení, financí i městského rozvoje.

Projekt vzniká ve spolupráci se  Státní fond podpory investic  a evropskou sítí  Housing Europe  – a my jsme měly možnost být u toho od úplného začátku. 

Nejen jako produkce. Ale jako strategický partner. 

Nebyl to „jen event“. Stavěli jsme značku. 

Do projektu jsme vstoupily ve chvíli, kdy HIAH teprve vznikal. To znamenalo jediné – začínáme od nuly. 

Pomáhaly jsme vytvořit: 

• marketingovou strategii celé platformy 

• komunikační tón a obsahový směr 

• LinkedIn strategii a pravidelný obsah 

• strukturu a textaci nového webu 

• vizuální i obsahový koncept komunikace 

  
  

Celá komunikace probíhala primárně v angličtině. Od webových textů přes LinkedIn příspěvky až po konferenční materiály. Mezinárodní audience vyžaduje jiný typ práce s jazykem, jasnost, přesnost i citlivé formulace. 

A právě tahle kombinace – strategie + obsah + produkce – nás bavila nejvíc. 

Vrchol spolupráce: 3rd European Responsible Housing Summit 

Největší výzvou byl dvoudenní mezinárodní summit pořádaný ve spolupráci s 

Housing Europe. 

Akce přivedla do Prahy více než 250 odborníků z celé Evropy – zástupce měst, investičních fondů, bank, developerů, státních institucí i neziskových organizací. Diskutovalo se o financování dostupného bydlení, odpovědných investicích, ESG principech a sdílení evropské praxe. 

A my jsme stáli za kompletní realizací. 

Co znamená „od A do Z“ v praxi? 

1) Analýza a výběr venue 

Hledaly jsme prostor, který: 

• umožní plenární část i paralelní workshopy 

• nabídne členité salonky 

• má špičkovou techniku a profesionální AV podporu 

• zvládne simultánní tlumočení 

• je snadno dostupný pro zahraniční hosty 

  
  

Výběr správného místa byl klíčový. U takto odborné akce musí fungovat každá místnost, každý mikrofon i každý přechod mezi bloky. 

2) Dramaturgie a struktura programu 

Společně s klientem jsme skládaly dvoudenní program: 

• keynote řečníci 

• panelové diskuze 

• tematické workshopy 

• networkingové bloky 

  
  

Řešily jsme časování, přechody mezi sály, energii publika i prostor pro diskuzi. U odborných témat je dramaturgie naprosto zásadní – musí být dynamická, ale zároveň respektovat hloubku obsahu. 

3) Marketing a komunikace 

Připravily jsme kompletní marketingový plán akce: 

• LinkedIn komunikaci v angličtině 

• obsahový kalendář 

• promo texty 

• vizuální podklady 

  
  

Zároveň jsme vytvořily samostatný eventový web a kompletní registrační platformu. Účastníci zde našli veškeré informace o programu, speakerech, logistice i doprovodných aktivitách. 

Pravidelně jsme komunikovaly: 

• potvrzení registrací 

• logistické informace 

• aktualizace programu 

• organizační detaily před samotnou akcí 

  
  

U mezinárodního summitu je precizní komunikace naprosto klíčová. 

4) Koordinace řečníků a partnerů 

Desítky speakerů z různých zemí, různé časové zóny, různé požadavky. 

Zajišťovaly jsme: 

• komunikaci se speakery 

• sběr prezentací 

• technické požadavky 

• briefing moderátorů 

• časový harmonogram vystoupení 

  
  

Každý detail musel být připravený dopředu. Na pódiu už není prostor na improvizaci. 

5) Produkce na místě 

Dvoudenní produkce, koordinace týmu, registrace hostů, navigace mezi sály, dohled nad technikou, cateringem i časovým plánem. 

A samozřejmě řešení všech nečekaných situací, které u takto velké akce vždy přijdou. 

A co to znamenalo pro nás? 

Upřímně? Byla to jedna z těch spoluprací, na které jsme opravdu hrdé. 

Posunula nás profesně – do ještě větší systematičnosti, preciznosti a strategického přemýšlení. Potvrdily jsme si, že zvládneme komplexní mezinárodní konferenci v angličtině od prvního návrhu až po poslední potlesk. 

Ale zároveň nás posunula i lidsky. 

Byla to důvěra. Byla to zodpovědnost. Byl to pocit, že tvoříme něco, co má skutečný dopad. 

Ne jen krásný event. Ale platformu, kde se potkávají lidé, kteří mohou ovlivnit budoucnost bydlení. 

A přesně takové projekty chceme tvořit dál.